THE FORMAT

※読んだ本の一部を紹介します。

※そのままの文章ではありませんが、試し読みする感覚でお楽しみください。

はじめに

 この『THE FORMAT』は決まっている項目をうめていくだけで、相手に誤解なく伝わる文章を書くための本です。

 シチュエーションに沿って、フォーマットを選んで参考にして下さい。

書籍情報

タイトル

THE FORMAT

発行者 植木宣隆

発行 (株)サンマーク出版

印刷 (株)暁印刷

製本 (株)村上製本所

著者

石倉秀明

 2016年に、ほぼ全員リモートワークで働く株式会社キャスターの取締役に就任しました。そこで磨き上げた文章術を本書にて初公開します。

出版

サンマーク出版

仕事の文章は、目的地へと導く「地図」

地図に必要な項目
●今いるところ   → 現状報告
●行先       → 目的
●かかる時間    → 締め切り
●目印       → 論点
●予想される注意点 → メリット、デメリット

 スマホで地図をみれば、自分のいる場所と目的地がつながり、道順がわかり、目印にすべきものがわかります。誰でも目的地にただり着くことができるのです。

 仕事の文章でも、必要な項目が書かれていれば、わかりやすくります。

指示のフォーマット

PublicDomainPicturesによるPixabayからの画像

指示のフォーマット
この文章を、何のために書くのか?
 プレゼンを作ってもらうこと

誰が読むのか?
 太郎さん

この仕事のゴール、目的
 得意先に、サービスの内容を理解してもらう
 先週のヒアリング結果から問題点を改善すること

具体的に頼みたい仕事
 ○○フォルダにある既存のプレゼン資料をもとにして、
 得意先の問題点を解決する資料を作ってほしい

注意してもらいたいこと
 得意先に送る前に、先に確認したい
 ヒアリング結果の資料3ページ目に誤植があるので気をつけてほしい

必要なデータ
 ○○共有フォルダに入っている

疑問や質問がある場合
 チャットで連絡すること

この仕事の期限
 金曜の午前中に、メールで送付すること

 きちんと地図化したフォーマットで部下に指示をすれば、「察してもらう」必要がなくなります。

来週の月曜日のプレゼン、資料を用意しておいて

と簡単に指示して、思い通りの資料が出来上がっているでしょうか。話したい順序、必要なデータが入っていないかもしれません。

 トラブルを避けるためにも、フォーマット化して適切な指示をしましょう。

働く人が減る未来の変化

StartupStockPhotosによるPixabayからの画像

 若者が少なくなることから、有効求人倍率は高いまま推移しており、2020年の新卒の有効求人倍率は1.83倍、300名以下の中小企業だろ8.6倍です。つまり、1人に対して約9社の求人がある状態になります。

 副業、フリーランス、リモートワークなど、自由な働き方を希望する人も増加しているようです。

 テクノロジーの導入によって人手不足を補ったり、外国人労働者を採用していくようになったり、正社員やフルタイムといった形にこだわらずフレキシブルな雇用体制に、組織運営が変わっていくのではないでしょうか。

 ハードにフルタイム働ける人よりも、経験があり、優秀な人を複数採用して、プロジェクトごとに動いてもうような運用になると思います。

テキストが書けることで価値が高まる

www_slon_picsによるPixabayからの画像

 物事を構造的にとらえたり、分解したりできる力が必要です。そこに、書いて示せるようになると、仕事が進めやすくなり、成果もでてきます。

 場所が離れていたり、時差があるような人とチームを組んでもテキストが書ければ、仕事が回せるようになるのです。

感想

サイト管理人

サイト管理人

 必要な情報が書けるフォーマットを報告書や、計画書、指示書などに用意しておくと、誤解が少なく余計なコミュニケーションをとるストレスも減らせます。

 誰でもこなせるような形にしておくことで、目的達成に近づくのです。

 そんな「型」を紹介してくれています。

 リモートワークが増えるなかで、フォーマットで簡単に指示が書けるというのは、なかなかの利点なのではないでしょうか。参考にしてみてください。

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